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Como lidar com as ferramentas de automação sem perder qualidade nos serviços jurídicos

Atualmente estamos vivendo um boom de soluções tecnológicas para o mercado jurídico, decorrentes da explosão de Lawtechs, bem como da demanda na busca do conhecimento para melhor uso das tecnologias já disponíveis, como eventos, cursos e até mesmo consultoria para atingirmos a chamada “advocacia 4.0”.

O dilema inicial a ser superado por aqueles que desejam usar cada vez mais a tecnologia dentro das atividades do dia a dia, é que muitas tarefas, antes feitas exclusivamente por advogados e estagiários, poderão ser feitas por robôs de forma automatizada. No entanto, a automação não vai substituir o trabalho humano, pelo contrário, é o resultado do trabalho conjunto entre máquina (ou tecnologia), desenvolvedores e os profissionais de direito.

Para os maiores escritórios e grandes empresas, especialmente, esse impasse precisou ser superado de forma mais ágil, diante da necessidade imposta pelo próprio mercado. O volume de processos e o alto custo para manutenção de uma estrutura, muitas vezes monstruosa, acelerou essa prática para garantir a mesma competitividade de antes. Em algumas situações, essa estratégia passou a ser até mesmo um diferencial no mercado.

Porém, a automação tem se demonstrado uma difícil decisão em escritórios e departamentos jurídicos onde o volume de processos não é tão elevado. Inclusive há uma preocupação de perda da qualidade das atividades executadas, se feitas por um robô.

Uma máxima da vida é o respeito aos nossos medos e os medos alheios, entretanto, eles não podem nos sucumbir ao ponto de não avançarmos e experimentarmos novas experiências, ou seja, eles não podem nos controlar.

O objetivo das ferramentas de automação é deixar os processos mais simples, ganhar tempo para tarefas que demandam mais esforço mental, aumentar a produtividade, reduzir custos, garantir mais segurança, melhorar a qualidade dos serviços e aumentar a qualidade de vida. Em suma, facilitar a vida dos advogados e isso não deve ser ignorado em hipótese alguma!

Assim, para dar os primeiros passos de eventuais automações, entendemos que é preciso:

  1. Identificar as principais soluções existentes no mercado;
  2. Verificar em quais tarefas o escritório tem despendido tempo elevado;
  3. Separar as atividades de baixa complexidade e de alta complexidade;
  4. Analisar qual o custo operacional para essas atividades versus o custo da automação.

Os mapeamentos das soluções existentes têm íntima relação com aquelas “dores” da empresa, onde há gasto elevado de tempo para execuções de certas rotinas. Afinal, se estabelece prioridades onde a empresa deverá atuar.

Quanto as atividades de baixa complexidade, tais como: alimentar e buscar informações nos portais jurídicos, buscar informações nos sites dos Tribunais, cadastro, extração de relatórios, encerramento e outros, são tarefas que requerem cuidados na parametrização inicial, com as mesmas definições de uma execução manual. Após essas parametrizações, as rotinas serão executadas de forma bem simples.

Já outras tarefas como:  sistema de automação para escritório (acompanhamento e organização de processos), elaboração de documentos (petições e contratos), análise de decisões judiciais, negociações para acordos, são rotinas que permitem sua automação com um pouco mais de complexidade, porém já muito utilizadas e validadas no atual mercado. Nessa hipótese, é necessário esforço colaborativo para compreensão das necessidades iniciais e acompanhamento constante para melhorias.

A análise de custo para implementação de um projeto de automação deve ser realizada a médio e longo prazo para definição da viabilidade com retorno do investimento. É importante ainda estruturar adequadamente todos os custos que envolvam a execução dessas atividades manuais, desde as despesas com recursos humanos, infraestrutura e outras atreladas mesmo que indiretamente a execução dessas tarefas.

O que seu departamento jurídico faz de forma manual e que pode ser automatizado? Quanto tempo você gasta fazendo esta função? E principalmente, quantas horas você passa refazendo o serviço para garantir que não existam erros? Será que esse trabalho pode ser automatizado? Provavelmente sim. Talvez já exista um sistema automatizado que realiza essa ação que você pensou com mais rendimento e máxima eficiência.

“Em tempos de turbulência o maior perigo é agir com a lógica de ontem!” Peter Drucker

 

 

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